Episode 42: GMP-Lieferantenaudits: Besser selbst oder mit 3rd Parties durchführen?

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Herzlich willkommen bei unserer 42. Episode GMP & TEA.

Wann hatten Sie ihren letzten Gesundheits-Check-up? Oder: wann waren Sie das letzte Mal mit Ihrem Auto bei der Hauptuntersuchung, auch landläufig "TÜV" genannt?

In verschiedenen Bereichen ist es selbstverständlich, dass regelmäßig Überprüfungen stattfinden. So fordert auch der EU-GMP-Leitfaden die regelmäßige Überprüfung von Lieferanten, insbesondere von Lieferanten für Wirkstoffe.

Falls Sie Ihren Gesundheits-Check-Up schon längere Zeit nicht mehr gemacht haben, ist das Ihre Sache. Beim Lieferantenaudit ist das anders gelagert. Hier müssen Überprüfungen regelmäßig stattfinden, auch wenn wir selbst keine Zeit dafür haben. Dafür gibt es auch Dienstleister, die einem die Arbeit abnehmen mit sogenannten Drittfirmen-Audits oder auch "3rd Party Audits" genannt. In Kürze erscheint eine neue VDI-Expertenempfehlung zum Thema, die ich Ihnen heute nahebringen will.

Die Expertenempfehlung 6306 mit dem Titel "3rd Party GMP-Audits – Lieferantenaudits in der Pharmaindustrie" widmet sich auf 21 Seiten dem Thema. Es ist das erste Dokument einer Standardisierungsorganisation in diesem Zusammenhang. Das Thema greift auch unser heutiger Titel auf: GMP-Lieferantenaudits: Besser selbst oder mit 3rd Parties durchführen?

Ich will Ihnen in den folgenden 20 Minuten einen Überblick darüber geben, was Sie von dem Dokument erwarten dürfen und warum sich 3rd-Party-GMP-Audits steigender Beliebtheit erfreuen.

Doch bevor wir tiefer in die Materie einsteigen: Haben Sie sich auch eine Tasse Tee oder Kaffee gemacht? Mein Name ist Thomas Peither, und ich will Ihnen heute wieder einen Impuls für Ihre GMP-Compliance geben.

Vielen Dank für Ihr Feedback auf unsere vergangene Episode. Wir freuen uns über jede Reaktion auf unseren Webcast und den Austausch mit Ihnen. Schreiben Sie uns Ihre Wünsche, Kritik und Anregungen einfach unter GMPandTEA@gmp-verlag.de

Kommen wir nun zu unserem heutigen Thema: GMP-Lieferantenaudits: Besser selbst oder mit 3rd Parties durchführen?

Wir gehen dabei auf folgende Fragen ein:

• Was sind die Anforderungen an 3rd Party GMP-Audits?
• Was ist der Unterschied zwischen 3rd Parties und eigenen Abteilungen?
• Was beinhaltet die neue Expertenempfehlung EE 6306 des VDI?

Wir werden die Fragen dieses Mal nicht der Reihe nach abarbeiten, sondern gesamtheitlich entsprechend dem Inhalt der Expertenempfehlung beantworten.

In der dynamischen Welt der Pharmaindustrie stehen Qualität und Vertrauen an oberster Stelle. Als innovative Antwort auf diese Anforderungen haben sich Drittparteien-GMP-Audits, also 3rd-Party-GMP-Audits in der Praxis als Alternative zu selbst durchgeführten Audits bereits etabliert. Die Vorteile dieser Methode, die durch die Expertise der Auditorinnen und Auditoren getragen wird, kann eine maximale Effizienz und die Erhöhung der Effektivität schaffen.

Bereits heute hinterlassen die Audits ihre klaren Spuren im Alltag der Auditpraxis in der Pharmaindustrie. Traditionell werden GMP-Audits intern oder durch beauftragte Einheiten umgesetzt, die Anforderungen an 3rd-Party-GMP-Audits werden jedoch in den Regelwerken bislang unzureichend beschrieben. Die ISO-Normen, wie die ISO 19011:2018, regeln grundsätzlich das Auditieren von Managementsystemen und die ISO 17020:2012 das Inspektionswesen. Die EU-GMP-Richtlinien haben zwar Rahmenbedingungen geschaffen und heben die Notwendigkeit der Lieferantenqualifizierung hervor, aber die explizite Ausführung rund um 3rd-Party-Audits bleibt bisher ein blinder Fleck.

In der AMWHV findet sich im § 11 Abs. 2 die Anforderung, dass die "Qualifizierung von Lieferanten […] im Rahmen des QM-Systems des verarbeitenden Betriebs nach schriftlich oder elektronisch festgelegtem Verfahren durchzuführen" ist.

Ferner ist in Abs. 3 zu lesen, dass diese

"Überprüfungen des Herstellers vor Ort (Audits) durch hierzu ausreichend geschultes Personal des Arzneimittelherstellers" erfolgt und schließlich, dass "anstelle eigener Audits […] der Arzneimittelhersteller auf geeignete Kenntnisse Dritter zurückgreifen" kann. Auch im § 16 Abs. 5 wird noch einmal auf sogenannte 3rd-Party-Audits referenziert, und zwar im Zusammenhang mit der Freigabe zum Inverkehrbringen durch die Sachkundige Person. Diese muss sich "durch persönliche Kenntnisnahme oder durch Bestätigung anderer ausreichend sachkundiger und geeigneter Personen davon […] überzeugen, dass der Hersteller in der Lage ist, in Übereinstimmung mit der Guten Herstellungspraxis und entsprechend der Herstellungs- und Prüfanweisung herzustellen und zu prüfen."

Auch im § 16 Abs. 5 wird noch einmal auf sogenannte 3rd-Party-Audits referenziert, und zwar im Zusammenhang mit der Freigabe zum Inverkehrbringen durch die Sachkundige Person. Diese muss sich "durch persönliche Kenntnisnahme oder durch Bestätigung anderer ausreichend sachkundiger und geeigneter Personen davon […] überzeugen, dass der Hersteller in der Lage ist, in Übereinstimmung mit der Guten Herstellungspraxis und entsprechend der Herstellungs- und Prüfanweisung herzustellen und zu prüfen."

Das Fehlen konkreter Anforderungen bedingt in der alltäglichen Anwendung zahlreiche Fragestellungen.

• Wie gewinnt man als kleines und mittelgroßes Unternehmen qualifizierte Ressourcen?
• Wo liegen die Grenzen der Unabhängigkeit von Auditierenden?
• Welche Berichtslegung ist sinnvoll?
• Was zeichnet einen guten Auditbericht aus?
• Wie gewährleistet man die angemessene Berücksichtigung von Vorgaben?

Auf diesem Gebiet betritt die VDI-Expertenempfehlung EE 6306 Neuland.

Im Frühjahr 2024 wird dieses wegweisende Dokument veröffentlicht werden und unterstützt damit die Harmonisierung dieses fragmentierten und heterogenen Marktes der Durchführung von Lieferantenaudits. Unter dem Dach des Vereins Deutscher Ingenieure (VDI) wurde ein leidenschaftlich diskutierendes und ehrenamtlich agierendes Expertengremium ins Leben gerufen, dem auch eine Expertin angehört. Dieses Team aus vielseitig erfahrenen Spezialisten hat es sich zur Aufgabe gemacht, eine bislang einzigartige Empfehlung auszuarbeiten. Eine Empfehlung, die erstmalig – auch im internationalen Kontext – eindeutige Anforderungen an 3rd-Party-GMP-Audits definiert.

Mit gebührender Anerkennung gilt mein Dank all jenen, die an der Umsetzung beteiligt waren, insbesondere Herrn Dr. Rainer Oschmann für die Übernahme des Vorsitzes des Gremiums. Das gesamte Team können Sie hinter mir sehen:

• Dr. Rainer Oschmann, ehem. Dr. Willmar Schwabe GmbH & Co. KG, Vorsitzender Richtlinienausschuss
• Dr. Stefan Lakonig, HeaCon GmbH, Wien, stellv. Vorsitzender Richtlinienausschuss
• Thomas Peither, GMP-Verlag Peither AG, Schopfheim, stellv. Vorsitzender Richtlinienausschuss
• Dr. Fatima Bicane, Bundesverband der Arzneimittel-Hersteller e. V. (BAH), Bonn, Berlin
• Thomas Brückner, Bundesverband der Pharmazeutischen Industrie e. V. (BPI), Berlin
• Prof. Dr. Heribert Häusler, Arbeitsgemeinschaft für pharmazeutische Verfahrenstechnik e. V. (APV) Mainz
• Dr. Siegfried Schmitt, Parexel Consulting, Uxbridge, UK
• Dr. Norbert Waldöfner, Blue Inspection Body GmbH, Münster
• Dr. Martin Follmann, VDI e. V., Düsseldorf

Die VDI-Expertenempfehlung 6306 ist nicht nur ein Dokument. Sie ist das Ergebnis profunden Fachwissens, das zu einer verbesserten und harmonisierten Auditierungslandschaft beitragen soll. Es geht darum, Professionalität im Markt zu verbessern und die angemessene Berücksichtigung von Vorgaben zu garantieren.

Die VDI 6306 beleuchtet den gesamten Prozess eines 3rd Party GMP Audits. Den Prozessschritten werden einzelne Kapitel im Abschnitt 4 Empfehlungen zum Ablauf von 3rd Party Audits gewidmet:

4.1 Dienstleistungsvertrag und Beauftragung

4.2 Qualifikation von Auditierenden

4.3 Arten von Audits

4.4 Vorbereitung von Audits4.5 Durchführung von Audits

4.6 Nachbereitung von Audits

4.7 Erstellung von Audit-Berichten

4.8 Nachverfolgung von Audits

4.9 Abschluss von Audits

4.10 Übernahme von Auditberichten

Es geht bei einem Audit nicht nur um das bloße Überprüfen, sondern darum, ein effektives Qualitätssicherungssystem zu verifizieren und zu gewährleisten, Qualitätserwartungen des Auftraggebers zu erfüllen und bei Abweichungen gezielt nachzusteuern. Und falls tiefer gegraben werden soll, können GMP-relevante Themen mit weiterführenden pharmarechtlichen Inhalten ergänzt werden.

Die Veröffentlichung geht über das Offensichtliche hinaus und beleuchtet die essenziellen Eckpfeiler des Auditprozesses. Mit einer umfassenden Sammlung unterstützender Details machen wir diese Expertenempfehlung zu Ihrem persönlichen Werkzeugkoffer für den Praxiseinsatz.

Die Vertraulichkeit muss in Audits immer gewährleistet werden. Daher sind ein Kernstück die maßgeschneiderten Vereinbarungen und sorgfältig definierte Dienstleistungsverträge zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Sie lernen mit der Expertenempfehlung, die Audit-Aufträge klar und eindeutig zu strukturieren, damit die Ergebnisse präzise und effizient erreicht werden.

Die Qualifikation von Auditorinnen und Auditoren ist von höchster Relevanz. Fortbildung und kontinuierliches Training sind die Säulen, auf denen die professionelle Entwicklung der Auditierenden ruht – ein Muss für die Aufrechterhaltung und Steigerung des Fachwissens.

Insbesondere in der pharmazeutischen Industrie ist Unabhängigkeit keine Kür, sondern Pflicht. Aus diesem Grund dreht sich ein wesentlicher Abschnitt um die Verhinderung von Interessenkonflikten und die Wahrung der finanziellen Selbstständigkeit der Prüfenden.

Innovation ist oft ein Kind von Krisen. Und so haben Remote Audits, initiiert durch die Corona-Pandemie, ihren festen Platz erobert. Verschiedene Audit-Arten werden in der Expertenempfehlung vorgestellt, alle mit dem Ziel, hohe Qualitätsstandards sicherzustellen.

Im Einzelnen wird auf

• Vor-Ort-Audits
• Remote Audits
• Hybrid-Audits
• Shared und Joint Audits und
• Systemaudits

eingegangen.

Sehr intensiv werden Remote Audits beleuchtet. Dabei wird auf die inhaltliche Vorbereitung und Planung eingegangen. Auch werden Aspekte thematisiert, die immer wieder zu Problemen führen, wie Kommunikationsprozesse, Zeitzonen, Sprache, Aufzeichnung von Webmeetings oder Einsichtnahme in Dokumente.

Systemaudits nehmen dabei das gesamte Qualitätsmanagement unter die Lupe, und bei der Festlegung der Audit-Intervalle spielen Lieferantenkritikalität und Compliancegeschichte eine entscheidende Rolle.

Wir haben oben auch folgende Frage aufgeworfen: Was ist der Unterschied zwischen 3rd Partys und eigenen Abteilungen? Auf diese Frage geht die Expertenempfehlung nicht ein, ich möchte aber dennoch etwas dazu sagen.

Prinzipiell gibt es keine Unterschiede bei der Durchführung von Lieferanten-Audits durch eigene Mitarbeitende oder durch Drittparteien. Der wichtigste Punkt für eine solche Entscheidung sind die zur Verfügung stehenden Ressourcen.

Folgende Fragen sollten Sie sich stellen, wenn Sie vor der Entscheidung "intern oder extern" stehen:

• Bringen unsere Mitarbeitenden die passenden Fähigkeiten und Fachexpertisen mit?
• Haben unsere Mitarbeitenden die Zeit für die Durchführung?
• Können wir durch 3rd-Party-Audits den Aufwand und die Kosten reduzieren?
• Stichwort Shared Audits: Wieviel KnowHow müssen wir offenlegen?
• Stichwort Geheimhaltung: Wie neutral sind unsere Auditierenden?
• Wie neutral sind unsere Auditierenden?

Wenn Sie sich diese Fragen beantworten, werden Sie schnell herausfinden, ob ein Audit mit internen Ressourcen durchgeführt werden kann oder ob Sie vielleicht doch mit einer Drittpartei liebäugeln.

Wenn Sie sich diese Fragen beantworten, werden Sie schnell herausfinden, ob ein Audit mit internen Ressourcen durchgeführt werden kann oder ob Sie vielleicht doch mit einer Drittpartei liebäugeln.

Im ersten Abschnitt konzentriert sich das Dokument darauf, wie eine sorgfältige Vorbereitung den Grundstein für ein erfolgreiches Audit legt. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der Analyse und Bewertung von früheren Audits. Denn, liebe Zuschauerinnen und Zuschauer, die Kenntnis über vergangene Abweichungen kann entscheidend sein, um nicht die gleichen Fehler zu wiederholen.

Ein anderer wichtiger Punkt in der Vorbereitung ist der sogenannte Auditfokus. Dies bedeutet, dass wir unsere Lupe auf spezielle Prozesse oder kritische Bereiche innerhalb eines Unternehmens richten – Bereiche, die aufgrund hohen Risikos oder Fehleranfälligkeit einer besonders aufmerksamen Prüfung bedürfen.

Eine tiefgehende Erfahrung mit dem Lieferanten ist ein unschätzbarer Vorteil. Sie ermöglicht uns, die Organisationsstruktur und die internen Abläufe zu verstehen und damit die Wirksamkeit des Audits zu maximieren.

Das veranlasst uns zu einer weitreichenden Frage: Wie stellen wir sicher, dass Auditierende alle relevanten Informationen zur Hand haben? Es ist unerlässlich, dass sie über jegliche produktspezifischen Kenntnisse und vorherige Herausforderungen informiert sind. Ist dies nicht der Fall, können wir kaum von einem effektiven Audit sprechen. Daher ist die sorgfältige Erstellung der Agenda, unter Einbeziehung aller wichtigen Informationen durch den Auftraggeber, ein Muss.

Im weiteren Verlauf wendet sich die Expertenempfehlung der Durchführung des Audits zu. Die korrekte Einteilung von aufgedeckten Abweichungen in Kategorien wie kritische, schwerwiegende oder sonstige Fehler hilft bei der Bestimmung der Relevanz und Dringlichkeit notwendiger Handlungen.

Auch an diesem Punkt möchte ich hervorheben, dass Empfehlungen und Kommentare des Audit-Teams Gold wert sein können. Sie tragen nicht nur zur Verbesserung der Qualität bei, sondern können auch das Risiko von Problemen in der Zukunft entscheidend mindern.

Kommen wir nun zu einem Dokument, das entscheidend ist: dem Audit-Bericht. Ein gut konzipierter Bericht kommuniziert klar und deutlich die Ergebnisse und wird zeitnah an das geprüfte Unternehmen gesendet. Es werden strukturierte Ansätze vorgeschlagen, um diesen Prozess effizient und effektiv zu gestalten.

Abschließend ist die Nachbereitung des Audits unerlässlich, die wir keinesfalls übersehen dürfen.

• Wie gehen wir mit Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen um?
• Wann reicht der CAPA-Plan aus, und wann bedarf es weiterer Schritte zur Verifizierung?

Diese Fragen müssen mit Bedacht entschieden werden.

Unser Gremium hat sich auch eingehend mit der Frage beschäftigt, inwieweit bereits existierende Audits in bestimmten Fällen übernommen werden können. Die Entscheidung hierfür ist so individuell wie der Fingerabdruck eines jeden von uns. Dabei wird einer solchen Praxis für bestimmte Bereiche und für bestimmte Anwendungsbereiche zugestimmt.

Ob ein bereits durchgeführtes Audit übernommen werden kann, "ist eine individuelle und risikobasierte Entscheidung", die im QS-System geregelt sein sollte und vom entsprechenden Auftraggeber bewertet werden muss. So hat sich zumindest das Expertengremium geeinigt. Das bedeutet, dass das Qualitätssicherungssystem eines jeden Unternehmens diesen Prozess klar definieren muss und es letzten Endes auf die Beurteilung durch den Auftraggeber ankommt.

Mit diesen Beschreibungen und Überlegungen bietet die Expertenempfehlung eine solide Argumentationsbasis, um den Einsatz von Berichten bereits durchgeführter Audits in bestimmten Bereichen zu ermöglichen.

Haben Sie sich je gefragt, wie die Welt hinter den "Standardaudits" der Pharmaindustrie aussieht?

Die neue Expertenempfehlung VDI 6306 beleuchtet die Praxis und bietet pragmatische Ansätze. Damit liegt erstmals ein Dokument vor, das in Zusammenarbeit von vielen interessierten Kreisen niedergeschrieben wurde. Mit der Expertenempfehlung soll jedoch kein neuer Standard vorgegeben werden. Vielmehr bietet das Expertengremium Hilfe zur Selbsthilfe. Diese Empfehlung fügt sich nahtlos in die bestehende Landschaft der GMP-Richtlinien ein, verleiht ihr jedoch konturenscharfe Züge.

Wir sprachen nicht nur über die Standards, sondern auch über brisante, bislang nicht adressierte Themen. Besonders der umfangreiche Anhang verdient Beachtung, da er mit seinen Checklisten die Expertinnen und Experten unterstützt und gleichzeitig die Lesbarkeit des Hauptteils wahrt. Mit Zuversicht hoffen wir, dass unsere Empfehlungen ihren Weg finden – auf den Schreibtisch und auf die Bildschirme all jener, die Lieferantenaudits und insbesondere 3rd-Party-GMP-Audits planen, ausführen und evaluieren.

Und somit sind wir schon wieder bei den drei Tipps angekommen, die wir Ihnen noch mit auf den Weg geben wollen:

1. Machen Sie sich selbst ein Bild, wie Lieferantenaudits in den Regelwerken beschrieben werden und welche Anforderungen daran gestellt werden.
2. Überlegen Sie einmal, ob Sie in Ihrer Firma die passenden Expertinnen und Experten für ein zielführendes GMP-Lieferantenaudit haben.
3. Und schließlich: Warum sollten wir nicht auch im Auditwesen auf Arbeitsteilung setzen?

Die VDI-Expertenempfehlung bietet dazu die entsprechenden Grundlagen.

Für die nächste Folge haben wir uns auch schon etwas überlegt. Der Arbeitstitel der 43. Episode lautet: „Die Probenahme ist ein kritischer Prozessschritt". Wir beschäftigen uns bei der Erstellung der Episode mit folgenden Fragen:

• Welche Faktoren nehmen Einfluss auf die Probenahme?
• Welche Materialien müssen bemustert werden?
• Wie führt man eine Probenahme durch?

Zum Abschluss wie immer ein Zitat. Dieses Mal von Henry Ford, dem US-amerikanischen Unternehmer:

"Quality means doing it right when no one is looking."

Zu Deutsch etwa:

"Qualität heißt, das Richtige zu tun, auch wenn niemand zusieht."

Man möge sich nur vorstellen, was Auditorinnen und Auditoren alles sehen würden,

wenn sie unsichtbar wären. Dazu muss es gar nicht kommen. Denn erfahrene Auditierende sehen sowieso schon genug.

Und damit sind wir wieder am Ende der heutigen Episode. Wir hoffen, Sie organisieren Ihre Lieferantenaudits für alle beteiligten Parteien zufriedenstellend und erfolgreich.

Vielen Dank, dass Sie bis zum Schluss dabei waren. Ich freue mich, wenn Sie das nächste Mal wieder einschalten zu GMP & TEA.