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Natürlich sind wir gespannt, wie Ihnen unser neues Konzept und die aktuelle Episode gefallen. Schreiben Sie mir einfach eine kurze Nachricht an: [[Mailto:thomas.peither@gmp-verlag.de|thomas.peither@gmp-verlag.de]]
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• Wie kennzeichnet sich ein wirksames CAPA-System?
• Wie kennzeichnet sich ein wirksames CAPA-System?
Verstehen Sie mich nicht falsch. CAPA ist beileibe kein Kinderspiel, wie das hinter mir eingeblendete Bild vielleicht vermuten lässt, aber, und damit kommen wir zur guten Nachricht: ''CAPA is not rocket science'', wie man im Englischen so schön sagt.
Beachtet man einige wenige Grundregeln, ist man in Bezug auf Korrektur- und Präventionsmaßnahmen solide aufgestellt und kann viel erreichen.
Machen wir uns nichts vor: In der pharmazeutischen Herstellung kann es immer dazu kommen, dass vorgegebene Abläufe nicht eingehalten werden oder nicht zum erwarteten Resultat führen.
Abweichungen, Ergebnisse außerhalb der Spezifikation oder mit zu hoher Variabilität, Reklamationen, Rückrufe, die interne Zurückweisung von Produkten sowie Mängelberichte von Inspektionen – all diese Ereignisse lassen sich mit dem Sammelbegriff der Nichtkonformität überschreiben. In der Praxis und so auch in dieser Webcast-Folge sprechen wir, obwohl rein formal nicht ganz korrekt, bei all diesen Vorfällen meist generell von Abweichungen.
Um nun richtig in das Thema CAPA einzusteigen, müssen wir zunächst noch einen weiteren sprachlichen Sachverhalt klären. Denn eines der Hauptprobleme bei der Etablierung eines pragmatischen CAPA-Systems ist die Terminologie, die sich vom umgangssprachlichen Verständnis etwas unterscheidet.
Häufig werden eine Korrektur mit einer Korrekturmaßnahme und eine Korrekturmaßnahme mit einer Vorbeugemaßnahme verwechselt. Und für echte Vorbeugemaßnahmen werden im Sinne von Six Sigma oder der kontinuierlichen Verbesserung ganz andere, von der Qualitätsorganisation entkoppelte Systeme eingesetzt.
Es ist daher wichtig, die korrekten Definitionen zu kennen und zu beachten.
Als '''Korrektur''' bezeichnet man zum Beispiel eine Nacharbeit oder Neueinstufung, das heißt ganz allgemein, eine Maßnahme zur Beseitigung einer erkannten Nichtkonformität. Eine solche Korrektur kann im Vorfeld, in Verbindung mit oder nach einer Korrekturmaßnahme erfolgen.
Von einer '''Korrekturmaßnahme''' spricht man, wenn die Ursache einer Nichtkonformität beseitigt oder ein erneutes Auftreten verhindert wird. Die Betonung liegt hier auf dem Wörtchen "erneut".
Eine Korrekturmaßnahme verhindert das '''erneute''' Auftreten einer Nichtkonformität, während eine '''Vorbeugemaßnahme''' die Ursache einer '''möglichen''' Nichtkonformität oder anderer '''möglichen''' unerwünschten Situation beseitigt.
Ihre Anwendung ist also nicht auf einen erkannten Fehler fixiert und wird eher als Risikoanalyse gesehen, da ganz allgemein nach möglichen Problemen im System geforscht wird.
Übrigens muss nicht aus jeder Korrekturmaßnahme eine Vorbeugemaßnahme folgen. Die beiden Komponenten sollten besser einzeln und nicht – wie oft heute der Fall – als automatisch verknüpfte Aktionen gesehen werden.
Die ''Global Harmonization Task Force'' hat diese Schwäche im System erkannt und lehnt den Gebrauch des Akronyms "CAPA" generell ab. Leider hat sich diese Einsicht in der aktuell herrschenden Interpretation von CAPA im pharmazeutischen Bereich noch nicht durchgesetzt.
Genauso wenig wie die Tatsache, dass sich aus der Übernahme des CAPA-Gedankens in den EU-GMP-Leitfaden nicht zwingend ergibt, dass bei jeder Abweichung die Verpflichtung zur Durchführung einer Korrekturmaßnahme oder gar einer Vorbeugemaßnahme besteht.
Dies bringt uns auch gleich zu unserer ersten Frage. Handelt es sich bei Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen nun lediglich um '''gute Vorsätze oder um ein Pflichtprogramm?'''
Ein kurzer Blick in die Regularien schafft hier Klarheit. Ursprünglich war das System der Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen nicht im EU-GMP-Leitfaden definiert.
Betrachtet man allerdings die allgemein etablierten Abläufe bei der Bearbeitung von Abweichungen oder Prozessschwächen in Unternehmen mit gelebter GMP-Kultur, so wurden Elemente eines CAPA-Systems schon immer angewendet, auch wenn sie nicht so genannt wurden.
Der Begriff CAPA taucht explizit erstmals in Regelwerken für Medizinprodukte auf. In den pharmazeutischen Regelkodex wurde das CAPA-Prinzip im Jahre 2006 durch die ''Quality Systems Guidance'' der FDA eingeführt.
Das Dokument bildete die Grundlage der ICH-Leitlinie Q10, die CAPA als ein entscheidendes Element des pharmazeutischen Qualitätssystems benennt und 2011 in den neu geschaffenen Teil III des EU-GMP-Leitfadens übernommen wurde.
Soweit zur historischen Gesetzeslage.
Heute ergibt sich folgendes Bild: Dezidierte CAPA-Systeme sind für pharmazeutische Hersteller weder durch amerikanische noch europäische Regularien verbindlich vorgeschrieben.
Doch da in der Zwischenzeit grundlegende Prinzipien der ICH-Q10 auch in den Teil I des EU-GMP-Leitfadens integriert wurden, sind die Erwartungen seitens der kontrollierenden Behörden klar.
Seit Januar 2013 wird in Kapitel 1 beispielsweise ein Qualitätssystem gefordert, das angemessene Korrektur- und/oder Präventivmaßnahmen unterstützt sowie geeignete Ursachenanalysen aufweist.
Zwar wird vor allem seitens der FDA häufig auf ''Corrective Actions and Preventive Actions'' (CAPA) als essenzielles Element eines pharmazeutischen Qualitätssystems hingewiesen. Auch wird dessen Fehlen oder praktische Umsetzung in Inspektionsberichten bemängelt. Letztlich ist es aber nicht entscheidend, ob Verbesserungsmaßnahmen in einem Unternehmen durch ausgewiesene CAPA-Systeme kontrolliert werden.
Sind Verfahrensweisen und Abläufe etabliert, in denen Abweichungen, Reklamationen, Inspektionsberichte, Change Control, OOS eingepflegt, bearbeitet und zu Verbesserungen der Herstellungsprozesse genutzt werden, sind die regulatorischen Voraussetzungen erfüllt – vorausgesetzt, diese einzelnen Systeme sind sauber aufeinander abgestimmt und jedes führt zur Behebung der zugrundeliegenden Probleme.
Regulatorische Anforderungen hin oder her: Nach meinem Empfinden gehören CAPAs auch aus anderen Gründen zum Pflichtenheft.
CAPAs können System- und Prozessverbesserungen vorantreiben, systemische Probleme verhindern und das allgemeine Bewusstsein für ein Qualitätssystem fördern. Verfahren und Vorschriften werden konsequenter eingehalten und Betriebskosten verringert, da es seltener zu Zeit- und Produktverlusten kommt.
Oder um es etwas plakativer auszudrücken: Sinnvolle CAPA-Systeme können im Vorfeld bessere Prozesse fördern und so in der Folge unnötige CAPAs verhindern.
Ein CAPA-System sollte als wichtiges Element des pharmazeutischen Qualitätssystems verstanden und firmen- oder konzernweit einheitlich umgesetzt werden. Oder mit anderen Worten: Sie benötigen einen Prozess, der Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen behandelt. Wie Sie diesen bezeichnen, ist Ihre Sache.
Implementieren lässt es sich grundsätzlich auf zwei verschiedene Arten: als autonomes oder als integriertes System.
Ein '''autonomes CAPA-System''' zeichnet sich durch eine eigene Dokumentation sowie Terminverfolgung aus.
In einer eigenständigen SOP werden der Ablauf für die Definition, Verantwortlichkeit, Terminverfolgung und den Abschluss von CAPA-Aktivitäten beschrieben.
Diese leiten sich als mögliche Folgemaßnahmen von Ereignissen ab, die in anderen Systemen geregelt werden, wie etwa für den Umgang mit Abweichungen, Beanstandungen oder Selbstinspektionen.
Ausgehend zum Beispiel von einer Beanstandung wird nach deren Risikobewertung – falls notwendig – ein CAPA-Prozess im eigenständigen CAPA-System gestartet und in einem eigenen Dokumentationssystem weiterverfolgt.
Autonome Systeme haben einen entscheidenden Vorzug: Sofortige Maßnahmen können zur Behebung der Abweichung und schnelle Korrekturen noch im Rahmen des auslösenden Systems dokumentiert und abgearbeitet werden, und man vermeidet eine inflationäre Generierung von CAPA-Prozessen.
Ein weiterer Vorteil eines autonomen Systems ist eine saubere Trennung zwischen dem CAPA-System und anderen Abläufen. Jedes der Systeme kann so für sich alleine überwacht, dokumentiert und diskutiert werden.
Damit ist allerdings auch ein Nachteil verbunden: Die beiden voneinander getrennten Abläufe müssen aufeinander referenzieren, um sie eindeutig und nachvollziehbar miteinander zu verknüpfen.
Das birgt immer die Gefahr, dass Informationen verloren oder falsch übertragen werden. Zudem könnten sich ähnliche, einzeln betrachtet vielleicht wenig spektakuläre Ereignisse bei übergreifender Betrachtung als generelle Schwächen herausstellen, was durch die getrennte Betrachtung schwieriger erkannt wird.
Hilfreich sind hier natürlich IT-gestützte Systeme. Sie generieren jeweils spezifische Abläufe für die unterschiedlichen Aktivitäten, die aber miteinander verknüpft sind und alle Informationen des anderen Prozesses zugänglich machen.
Etwas einfacher gestaltet sich meist ein '''integriertes CAPA-System'''. Hier werden am Ende der Bearbeitung des auslösenden Vorgangs auf demselben Dokumentationsbogen entsprechende CAPA-Maßnahmen festgelegt und später auch deren Umsetzung dokumentiert.
Nach der Bearbeitung sowohl des Problems als auch der CAPA-Maßnahmen kann die verantwortliche Qualitätseinheit beide Vorgänge zusammen bewerten und abschließen.
Autonom oder integriert – für beide Varianten sollte die Beschreibung des CAPA-Systems zusammen mit der Beschreibung der Systeme für Abweichungen, Reklamationen, Rückrufe und so weiter im Qualitätsmanagementhandbuch erfolgen.
Darüber hinaus verlangt ein CAPA-System eine eigene SOP, in der die Abläufe zusammen mit den Verantwortlichkeiten und der notwendigen Dokumentation festgelegt sind.
Sinnvoll ist es, im Anschluss an die Untersuchung und Bearbeitung von Abweichungen eine Risikoanalyse und daraus folgend die Entscheidung über den möglichen Start einer CAPA-Maßnahme vorzuschreiben.
Egal zu welchem Ergebnis man kommt: damit ist auf jeden Fall dokumentiert, dass man sich über eine weitere Maßnahme im Sinne von CAPA Gedanken gemacht hat.
Wichtig sind dabei drei Aspekte:
· die enge zeitliche Nachverfolgung der Umsetzung,
· die Erfolgskontrolle und
· das Berichten der CAPA-Aktivitäten im Management Review.
Zum Thema CAPA können Sie Ihr Wissen nach diesem Webcast mit dem Kapitel 1.F des GMP-BERATERs vertiefen, dort finden Sie auf 18 Seiten auch eine Muster-SOP zum Thema. Aber auch in unserer SOP-Sammlung finden Sie eine tiefgehende SOP zu CAPAs. Die Links finden Sie auch am Ende dieser Episode im Abspann.
'''*Folie Abbildung 1.F-3 modifiziert'''
Wie kennzeichnet sich ein wirksames CAPA-System?
Nun, letztlich liegen allen effektiven CAPA-Systemen die gleichen Prozesse zugrunde. Wichtig ist es, gleich bei der Definition von CAPA-Maßnahmen festzulegen, wie deren Wirksamkeit überprüft werden kann, ein sogenannter Effektivitätscheck also. Dazu braucht es objektive Kriterien, an denen sich das Ergebnis ablesen lässt.
Zeigt die ergriffene Maßnahme nicht den erwarteten Erfolg, so muss über eine erneute Korrektur- oder Vorbeugemaßnahme nachgedacht werden. Letztlich handelt es sich bei einem CAPA-System also um einen kontinuierlichen, iterativen Prozess, der so lange abläuft, bis er zu einem befriedigenden Ergebnis führt.
Lassen Sie uns gemeinsam eine solche Systemkette anschauen:
· Allererste Maßnahme ist immer die sofortige Korrektur und Behebung der Abweichung, unmittelbar gefolgt von einer Untersuchung der Fehlerursache.
· Ist die Ursache identifiziert, werden entsprechende Korrekturmaßnahmen festgelegt, um ein Wiederauftreten zu verhindern.
· Haben sich diese Maßnahmen als wirksam und nachhaltig erwiesen, ist dieser Prozess erst einmal abgeschlossen.
Für Vorbeugemaßnahmen gilt im Prinzip dasselbe. Erst wenn deren Wirksamkeit überprüft wurde, wird eine Trendanalyse angestellt und alles im Qualitätsmanagementreport festgehalten.
Ein solches rigides und pragmatisches Vorgehen klingt nicht nur machbar, es ist auch überaus praxistauglich.
Warum CAPA-Systeme dennoch ganz gerne einmal aus dem Ruder gelaufen sind oder immer noch laufen, hat verschiedene Gründe. So war wie so oft bei der Einführung eines neuen Paradigmas in der pharmazeutischen Qualitätssicherung auch bei der Etablierung von CAPA-Systemen in der ersten Zeit ein enormer Anstieg der CAPA-Maßnahmen zu beobachten.
Das rührte nur teilweise von einem gesteigerten Bewusstsein für die entsprechenden Zusammenhänge. Sehr viel häufiger lagen schlichtweg auch Missverständnisse zugrunde, wie zum Beispiel die Einschätzung, dass jede Non-Konformität zwingend eine CAPA-Maßnahme nach sich ziehen muss.
Das Kapitel 1 des EU-GMP-Leitfadens schreibt aber weder die Untersuchung von Abweichungen noch die Einleitung von CAPA-Maßnahmen zwingend bei jeder Nichtkonformität vor, sondern beschränkt diese auf "relevante" Abweichungen.
Wichtig ist es daher, Mitarbeitende ausreichend zu schulen und anhand von Beispielen dafür zu sensibilisieren, was eine Abweichung ist und wie sie dokumentiert werden muss.
Ob eine vor Ort dokumentierte Abweichung im CAPA-System weiterbearbeitet wird oder schnell vor Ort korrigiert werden kann, entscheidet eine vorgesetzte Stelle oder die Qualitätssicherung. In jedem Fall muss es in der zugehörigen SOP geregelt werden.
In die Bewertung von Nichtkonformitäten sollten die Prozessbeteiligten unbedingt eingebunden sein, denn sie kennen die Abläufe und Zusammenhänge, haben Erfahrung mit möglichen Ursachen und sollten in der Lage sein, schnelle Entscheidungen zu treffen.
Gerade die zügige Bewertung oder Klassifizierung eines Ereignisses muss nicht immer von einer übergeordneten Qualitätsabteilung vorgenommen werden. Der Experte vor Ort ist – zumindest nach europäischem GMP-Verständnis – ebenso befugt, mitzuentscheiden. Wie so oft werden die besten Entscheidungen von allen Beteiligten getragen.
Wünschenswert, aber bis dato nur in wenigen Unternehmen verwirklicht, ist es, das Instrument der prospektiven Vorbeugemaßnahme mit anderen Methoden der kontinuierlichen Prozessverbesserung wie Six Sigma oder ''Operational Excellence'' zu verknüpfen. Dann könnte es, anstatt routinemäßig bei jeder Abweichung angewendet zu werden, wirklich nur nach Risikobewertung gezielt und mit hoher Priorität zum Zuge kommen.
So sind wir fast schon wieder am Ende unserer Episode angekommen, die ich wieder mit drei Tipps für den Alltag beenden möchte:
1. Machen Sie das Leben für die Entscheidungsträger etwas leichter und fügen Sie am Ende der SOP für die Bearbeitung von Abweichungen eine Auswahl an fest vorgegebenen CAPA-Maßnahmen auf, wie zum Beispiel Änderungen von Arbeitsanweisungen, Änderungen von Abläufen, Erhöhung von Prüf- oder Monitoringfrequenzen, Änderung von Zuständigkeiten oder Nachschulung der Mitarbeitenden.
2. Setzen Sie die oft verwendete Standardmaßnahme "Nachschulung der Mitarbeitenden" nur sparsam ein. Eine kurze, direkte Belehrung der Mitarbeitenden als Korrekturmaßnahme ist oft zielführender als eine formelle Nachschulung.
3. Spätestens, wenn die gleiche oder eine ähnliche Abweichung wieder und wieder auftritt, ist es Zeit, genauer nachzusehen. Nehmen Sie echte Korrekturen vor, nehmen Sie sich die Zeit, eine verwirrende, überladene SOP umzuschreiben. Einfachere Prozesse, Abläufe, Vorgaben oder eine einfachere Dokumentation bringen oft nachhaltige Verbesserungen.
Unser Thema beim nächsten Mal:
Warum muss man GMP-Risiken managen?
Dann gehen wir folgenden Fragen nach:
· Was steckt hinter dem Lebenszyklus-Konzept des Qualitätsrisikomanagements?
· Was sind die wichtigsten vier Elemente des QRM?
· Wie wirkt sich QRM aufs Unternehmen aus?
Mit einem Zitat möchte ich mich auch in dieser Episode verabschieden.
"Wer einen Fehler gemacht hat und ihn nicht korrigiert, begeht einen zweiten."
… sagte Konfuzius und hat damit vor zweieinhalbtausend Jahren ein grundlegendes GMP-Prinzip treffend umschrieben.
Wirklich schlimm und folgenschwer sind Fehler eigentlich nur, wenn man sie nicht korrigiert oder ihnen nicht proaktiv entgegenwirkt.
Und somit sind wir schon wieder am Ende dieser Episode angelangt.
Liebe Zuschauerinnen und Zuschauer, ich wünsche Ihnen einen erfolgreichen Monat der GMP-Compliance! '''Vielleicht machen Sie ja einmal die Pflicht zur Kür. Drehen Sie eine Extra-Pirouette und bringen Sie ihr CAPA-Pflichtprogramm richtig auf Vordermann. Der Einsatz wird sich lohnen. Ein effizientes CAPA-System hilft am Ende, die Zahl der CAPA-Prozesse herunterzuschrauben.'''
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und dass Sie mit dabei waren.
Ich freue mich, wenn Sie das nächste Mal wieder einschalten zu GMP & TEA.
Aktuelle Version vom 2. Juli 2023, 23:36 Uhr
Um diese Episode vollständig anzuschauen, ist eine ist eine kostenpflichtige Lizenz notwendig. Klicken Sie hier für weitere Informationen.
Herzlich willkommen bei unserer einundzwanzigsten Episode GMP & TEA.
"Das Leben ist wie der Eiskunstlauf: Es besteht aus Pflicht und Kür, und oft fällt die Entscheidung in der Pflicht."
Mit diesen Worten von Gustav Knuth, der bis in die 1980er-Jahre ein äußerst populärer Film- und Bühnenstar war, möchte ich heute beginnen.
Pflicht und Kür: Pflicht, im modernen Eislaufwettbewerb Originalprogramm genannt, ist lästig. Ein notwendiges Übel, absolviert mit Blick auf die bevorstehende Kür, jene Vorführung, mit der man sich von anderen abheben, glänzen und begeistern kann.
Sei es im Leben, im Eiskunstlauf oder im GMP-regulierten Umfeld: Die Entscheidung fällt oft in der Pflicht. Sie schafft eine solide Basis und ebnet den Weg für den Einzug ins Finale. Ist sie vermasselt, kann man auch mit der besten Kür nichts mehr reißen.
Korrektur- und Präventionsmaßnahmen, nach den entsprechenden englischen Begriffen kurz CAPA genannt, gehören zu den zentralen Bausteinen des pharmazeutischen Qualitätsmanagements und damit zum Pflichtprogramm auf dem Weg zur GMP-Compliance.
Mit einem gut funktionierenden CAPA-System erfüllt man eine wesentliche Voraussetzung, um überhaupt auf der Bühne der pharmazeutischen Hersteller mitzumischen.
Mit unserer heutigen Episode von GMP & TEA wollen wir Ihnen das nötige Wissen an die Hand geben, um Ihren Produktionsalltag mit einem effektiven und effizienten CAPA-System auszustatten.
So haben Sie die Pflicht, den dreifachen Rittberger, sicher im Griff und sind gut gerüstet, die eine oder andere Extra-Pirouette zu drehen oder mit einer gewagten Schrittkombination zu begeistern.
Doch bevor wir tiefer in die Materie einsteigen: Haben Sie sich auch eine Tasse Tee oder Kaffee gemacht? Mein Name ist Thomas Peither, und ich will Ihnen heute wieder einen Impuls für Ihre GMP-Compliance geben.
Sie erleben heute eine Premiere. Erstmals präsentieren wir unseren Webcast auf unserer neuen Plattform. In Zukunft erhalten Sie die gewohnte Langversion des Webcasts gegen eine jährliche Abogebühr von 150 Euro. Dies beinhaltet 10 Episoden GMP & TEA mit dem Transkript und einem Foliensatz.
Auch das Archiv wird in diesem Abo enthalten sein. Und über Extras dürfen Sie sich auch schon freuen, wir arbeiten daran.
Damit honorieren Sie die fachjournalistische Arbeit unseres Teams. Sie zahlen weniger als für ein Webinar und erhalten mit etwa vier Stunden Webcasts deutlich mehr Leistung! Eine Kurzversion des Webcasts ist auch weiterhin frei verfügbar.
Natürlich sind wir gespannt, wie Ihnen unser neues Konzept und die aktuelle Episode gefallen. Schreiben Sie mir einfach eine kurze Nachricht an: [thomas.peither@gmp-verlag.de]
Doch nun zu unserem heutigen Thema: C, A, P, A stehen für Corrective Actions, Preventive Actions, also Korrektur- und Präventionsmaßnahmen.
Sie pflastern den Weg zur GMP-Compliance, und wir werden in diesem Zusammenhang heute folgende Fragen beantworten:
• Warum sind Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen keine guten Vorsätze, sondern Pflichtprogramm?
• Was ist der Unterschied zwischen integrierten und autonomen CAPA-Systemen?
• Wie kennzeichnet sich ein wirksames CAPA-System?
